Adatkezelési tájékoztató, lakói portál használati és elektronikus kapcsolattartási tájékoztató

Hatályos: 2026. május 28. napjától
Rendszer neve: Atlas AI
Üzemeltető: Adaptivo Szoftver Fejlesztő Kft.
Székhely: 2336 Dunavarsány, Százados Istvánné utca 10/A.
Cégjegyzékszám: Cg.13-09-241361
Adószám: 32845415-2-13
E-mail: adaptivo@adaptivo.hu
Weboldal: adaptivo.hu

1. A tájékoztató célja

Jelen tájékoztató célja, hogy az Atlas AI weboldal, az Atlas AI lakói portál és az Atlas AI társasházkezelési rendszer használata során megvalósuló adatkezelésekről átlátható, közérthető és részletes tájékoztatást adjon az érintettek részére.

Az Atlas AI célja, hogy digitális eszközökkel támogassa a társasházi adminisztrációt, a lakói kommunikációt, a dokumentumkezelést, a pénzügyi nyilvántartást, a hibabejelentést, a jogosultságkezelést, valamint a társasházak működésével összefüggő ügyviteli folyamatokat.

A rendszer egyes funkciói automatizált adatfeldolgozást, dokumentumértelmezést, OCR-technológiát vagy mesterséges intelligencia alapú előfeldolgozást alkalmazhatnak. Ezek a funkciók a társasházi ügyintézést segítik, azonban nem helyettesítik az emberi ellenőrzést és döntéshozatalt.

2. Az Adaptivo Kft. szerepe

Az Atlas AI rendszert az Adaptivo Kft. üzemelteti.

Az Adaptivo Kft. szerepe az adott adatkezelési helyzettől függően eltérő lehet:

a) Önálló adatkezelőként jár el, amikor saját célból kezel adatokat, például:

• weboldal látogatásával kapcsolatos technikai adatok esetén,
• kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésekor,
• ajánlatkérés vagy demo igénylés esetén,
• saját ügyfélkapcsolati, szerződéskötési vagy számlázási célból,
• saját marketing célú megkeresések esetén, ha ilyen történik.

b) Adatfeldolgozóként és rendszerüzemeltetőként jár el, amikor az Atlas AI rendszert valamely társasház, közös képviselő, társasházkezelő vagy más adatkezelő megbízásából üzemelteti, és az adatokat az adott adatkezelő utasításai szerint kezeli.

A társasházi lakói portálon, társasházi dokumentumtárban, pénzügyi nyilvántartásban, hibabejelentő rendszerben és elektronikus kapcsolattartási modulban kezelt adatok adatkezelője főszabály szerint az adott társasház, közös képviselet vagy társasházkezelő szervezet.

Az Adaptivo Kft. ilyen esetben a rendszer technikai működését, tárhelyét, jogosultságkezelését, naplózását, adatbiztonsági funkcióit és karbantartását biztosítja.

3. Az érintettek köre

Az Atlas AI rendszer adatkezelése különösen az alábbi személyeket érintheti:

• weboldal látogatói,
• ajánlatkérők és érdeklődők,
• társasházi tulajdonosok,
• lakók,
• bérlők,
• meghatalmazottak,
• közös képviselők,
• intézőbizottsági tagok,
• számvizsgáló bizottsági tagok,
• társasházkezelő munkatársak,
• könyvelők,
• társasházi szolgáltatók,
• karbantartók,
• rendszerhasználatra jogosult adminisztrátorok.

4. A kezelt személyes adatok köre

Az Atlas AI rendszer használata során az alábbi adatkategóriák kezelése történhet:

4.1. Azonosító adatok

Név, felhasználónév, belső rendszerazonosító, ügyfélazonosító, társasházi azonosító, albetétazonosító.

4.2. Kapcsolattartási adatok

E-mail cím, telefonszám, levelezési cím, elektronikus kapcsolattartásra megadott e-mail cím.

4.3. Ingatlanhoz kapcsolódó adatok

Társasház címe, lakás vagy nem lakás céljára szolgáló helyiség azonosítója, albetét adatai, tulajdoni vagy használati kapcsolat, tulajdoni hányad, a társasházi nyilvántartásban szereplő jogosultságok.

4.4. Lakói portál adatok

Felhasználói fiók adatai, belépési adatok, jogosultsági szintek, szerepkörök, portálon végzett műveletek, dokumentumhozzáférések, bejelentések, üzenetek, visszajelzések, csatolmányok.

4.5. Pénzügyi és társasházi nyilvántartási adatok

Közös költség előírások, befizetések, hátralékok, egyenlegek, számlázási adatok, könyvelési adatok, díjfizetési kötelezettségek, pénzügyi értesítések.

4.6. Dokumentumok és csatolmányok

Közgyűlési meghívók, jegyzőkönyvek, határozatok, írásbeli szavazási dokumentumok, számlák, szerződések, bejelentések, fotók, mellékletek, társasházi iratok, rendszerbe feltöltött egyéb dokumentumok.

4.7. Elektronikus kézbesítési és naplóadatok

Küldés időpontja, címzett e-mail címe, értesítés tárgya, dokumentum azonosítója, kézbesítési státusz, sikertelen kézbesítési visszajelzés, megnyitás vagy letöltés időpontja, felhasználói azonosító, IP-cím, eszköz- és böngészőadatok, naplóazonosító.

4.8. Technikai és biztonsági adatok

IP-cím, böngésző típusa, eszközazonosító, operációs rendszer, belépési időpont, munkamenet adatok, naplófájlok, hibajelentések, biztonsági események.

5. Az adatkezelés céljai

Az adatkezelés céljai különösen:

• az Atlas AI rendszer működtetése,
• lakói portál biztosítása,
• felhasználók azonosítása,
• jogosultságkezelés,
• társasházi adminisztráció támogatása,
• dokumentumkezelés,
• pénzügyi nyilvántartás támogatása,
• közös költség és egyenleg adatok megjelenítése,
• hibabejelentések kezelése,
• lakói és tulajdonosi kommunikáció biztosítása,
• elektronikus kapcsolattartás és kézbesítés biztosítása,
• közgyűlési meghívók, határozatok és tájékoztatók elektronikus továbbítása,
• rendszerbiztonság fenntartása,
• visszaélések megelőzése,
• naplózás és auditálhatóság,
• jogi kötelezettségek teljesítése,
• jogviták kezelése,
• ügyfélszolgálati és technikai támogatás biztosítása.

6. Az adatkezelés jogalapjai

Az adatkezelés jogalapja az adott adatkezelési céltól függően lehet:

Szerződés teljesítése: amikor az adatkezelés az Atlas AI szolgáltatás nyújtásához, a lakói portál használatához vagy az ügyfélkapcsolat teljesítéséhez szükséges.

Jogi kötelezettség teljesítése: amikor az adatkezelés számviteli, adózási, társasházi vagy egyéb jogszabályi kötelezettség teljesítéséhez szükséges.

Jogos érdek: rendszerbiztonság, visszaélések megelőzése, naplózás, jogérvényesítés, technikai üzemeltetés, auditálhatóság és incidenskezelés esetén.

Hozzájárulás: elektronikus kapcsolattartáshoz, marketing célú megkereséshez vagy olyan adatkezeléshez, amely más jogalapon nem végezhető.

Az érintett a hozzájárulását bármikor visszavonhatja, azonban a visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.

7. Lakói portál használata

Az Atlas AI lakói portál célja, hogy a társasházi tulajdonosok, lakók és egyéb jogosult felhasználók online hozzáférést kapjanak a társasház működésével kapcsolatos információkhoz, dokumentumokhoz, pénzügyi adatokhoz, értesítésekhez és ügyintézési funkciókhoz.

A lakói portálhoz kizárólag az arra jogosult felhasználók férhetnek hozzá, egyedi felhasználói azonosítás és szerepköralapú jogosultságkezelés alapján.

A felhasználó köteles a belépési adatait bizalmasan kezelni, és haladéktalanul jelezni, ha jogosulatlan hozzáférést, visszaélést vagy adatbiztonsági kockázatot észlel.

Az Atlas AI rendszer a lakói portál használatával kapcsolatos műveleteket naplózhatja a rendszerbiztonság, az elszámoltathatóság, a jogosultságkezelés, a kézbesítés igazolása és az esetleges jogviták kezelése céljából.

8. Elektronikus kapcsolattartás és elektronikus kézbesítés

Az Atlas AI rendszer lehetőséget biztosít arra, hogy a társasház, a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke a tulajdonostársakkal elektronikus úton tartson kapcsolatot.

Az elektronikus kapcsolattartás alapja a tulajdonostárs hozzájárulása és az általa bejelentett elektronikus levelezési cím.

A társasházakról szóló 2003. évi CXXXIII. törvény alapján a tulajdonostárs köteles bejelenteni az elektronikus levelezési címét, amennyiben az elektronikus kapcsolattartáshoz hozzájárul. A Tht. 33/A. §-a szerint a közgyűlési meghívó írásban megküldöttnek minősülhet, ha azt a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke a tulajdonosok részére igazoltan közölt elektronikus levelezési címéről küldi meg a tulajdonostárs által bejelentett elektronikus levelezési címre.

Az elektronikus kapcsolattartás kiterjedhet különösen:

• közgyűlési meghívókra,
• írásbeli szavazási felhívásokra,
• határozatokra,
• jegyzőkönyvekre,
• pénzügyi értesítésekre,
• közös költség értesítőkre,
• hátraléki értesítőkre,
• dokumentum-hozzáférési értesítésekre,
• hibabejelentésekkel kapcsolatos üzenetekre,
• társasházi tájékoztatókra,
• egyéb ügyviteli közlésekre.

Az elektronikus kézbesítés történhet:

• a tulajdonostárs által bejelentett e-mail címre küldött elektronikus levél útján,
• az Atlas AI lakói portálon keresztül,
• a portálon elérhetővé tett dokumentumról küldött e-mail értesítéssel,
• rendszerüzenettel vagy más elektronikus értesítési megoldással.

Az Atlas AI rendszer az elektronikus kapcsolattartás és kézbesítés igazolása céljából naplózhatja:

• a küldés időpontját,
• a küldő e-mail címet,
• a címzett e-mail címet,
• az értesítés tárgyát,
• a dokumentum azonosítóját,
• a kézbesítési státuszt,
• a sikertelen kézbesítésről érkező visszajelzést,
• a megnyitás vagy letöltés időpontját,
• a felhasználói azonosítót,
• az IP-címet,
• a naplóazonosítót.

Amennyiben az elektronikus kézbesítés sikertelenségéről visszajelzés érkezik, a rendszer jelzést adhat a közös képviselő vagy az intézőbizottság elnöke részére annak érdekében, hogy a kézbesítés más módon is megkísérelhető legyen.

Az elektronikus kapcsolattartáshoz adott hozzájárulás nem érinti azokat az eseteket, amikor jogszabály, bírósági vagy hatósági eljárás, a társasház szervezeti-működési szabályzata vagy más kötelező rendelkezés kifejezetten papíralapú, postai vagy eltérő formai követelményhez kötött közlést ír elő.

9. Mesterséges intelligencia, OCR és automatizált adatfeldolgozás

Az Atlas AI rendszer egyes funkciói mesterséges intelligencia alapú vagy automatizált technológiát alkalmazhatnak a dokumentumok, számlák, bejelentések, pénzügyi adatok, társasházi iratok és egyéb feltöltött tartalmak előfeldolgozására.

Ilyen funkció lehet különösen:

• számlák és dokumentumok OCR-alapú felismerése,
• dokumentumok osztályozása,
• pénzügyi adatok előkészítése,
• hibabejelentések rendszerezése,
• kockázati vagy figyelmeztető jelzések előállítása,
• keresés és összefoglalás támogatása,
• ügyviteli folyamatok előkészítése.

Az Atlas AI által készített javaslatok, előfeldolgozott adatok, figyelmeztetések vagy elemzések nem minősülnek kizárólag automatizált döntéshozatalnak.

A rendszer nem hoz olyan, kizárólag automatizált adatkezelésen alapuló döntést, amely az érintettre joghatással járna vagy őt hasonlóképpen jelentős mértékben érintené. Az ilyen döntések minden esetben emberi ellenőrzés és jóváhagyás mellett történhetnek.

10. Adatfeldolgozók és közreműködők

Az Adaptivo Kft. az Atlas AI üzemeltetése során adatfeldolgozókat vagy technikai közreműködőket vehet igénybe, különösen:

• tárhelyszolgáltatót,
• felhőszolgáltatót,
• e-mail szolgáltatót,
• dokumentumtárolási szolgáltatót,
• OCR vagy mesterséges intelligencia alapú technológiai szolgáltatót,
• biztonsági mentési szolgáltatót,
• rendszerüzemeltetési vagy fejlesztési szolgáltatót,
• számlázási vagy könyvelési szolgáltatót.

Az adatfeldolgozók kizárólag az adatkezelő vagy az Adaptivo Kft. dokumentált utasításai szerint járhatnak el, és kötelesek megfelelő technikai és szervezési intézkedésekkel védeni a kezelt adatokat.

Amennyiben személyes adatok Európai Gazdasági Térségen kívüli továbbítására kerülne sor, az kizárólag a GDPR szerinti megfelelő garanciák mellett történhet.

11. Adatbiztonság

Az Adaptivo Kft. az Atlas AI rendszer üzemeltetése során megfelelő technikai és szervezési intézkedéseket alkalmaz a személyes adatok védelme érdekében.

Ilyen intézkedések különösen:

• szerepköralapú jogosultságkezelés,
• egyedi felhasználói azonosítás,
• titkosított adatkapcsolat,
• naplózás,
• hozzáférések korlátozása,
• biztonsági mentések,
• incidenskezelési folyamat,
• rendszeres karbantartás,
• hozzáférési jogosultságok felülvizsgálata,
• adatvesztés elleni védelem,
• jogosulatlan hozzáférés elleni védelem.

Az adatbiztonsági intézkedések célja, hogy a személyes adatok védettek legyenek a jogosulatlan hozzáféréssel, módosítással, továbbítással, nyilvánosságra hozatallal, törléssel, megsemmisüléssel vagy sérüléssel szemben.

12. Adatvédelmi incidens

Adatvédelmi incidens esetén az Adaptivo Kft. vagy az érintett adatkezelő az incidenst kivizsgálja, dokumentálja, és szükség esetén megteszi a GDPR szerinti bejelentést a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság felé.

Amennyiben az incidens valószínűsíthetően magas kockázattal jár az érintettek jogaira és szabadságaira nézve, az érintettek tájékoztatására is sor kerülhet.

13. Adatmegőrzési idők

Az adatok megőrzési ideje az adatkezelés céljától, jogalapjától és az irányadó jogszabályoktól függ.

Adatkategória	Megőrzési idő
Weboldali kapcsolatfelvételi adatok	az ügy lezárásától számított legfeljebb 1 év
Ügyfélkapcsolati adatok	a szerződés fennállása alatt, illetve jogi igény esetén az elévülési idő végéig
Számviteli bizonylatok	8 év
Lakói portál fiókadatok	a jogosultság fennállásáig
Társasházi pénzügyi adatok	jogszabályi kötelezettség vagy társasházi nyilvántartási cél szerint
Közgyűlési dokumentumok	társasházi és jogi megőrzési kötelezettség szerint
Elektronikus kézbesítési naplóadatok	jogvita, bizonyítási érdek vagy társasházi nyilvántartási cél fennállásáig
Technikai naplóadatok	főszabály szerint legfeljebb 12 hónap
Incidenskezelési dokumentáció	jogszabályi és bizonyítási cél szerint

A konkrét megőrzési időt az adott társasház, adatkezelési cél és dokumentumtípus alapján kell meghatározni.

14. Az érintettek jogai

Az érintettet a GDPR alapján megilleti:

• a hozzáférés joga,
• a helyesbítés joga,
• a törlés joga,
• az adatkezelés korlátozásának joga,
• az adathordozhatóság joga,
• a tiltakozás joga,
• a hozzájárulás visszavonásának joga,
• a panasztétel joga,
• a bírósági jogorvoslat joga.

Az érintett jogait az adott adatkezelőnél vagy az Adaptivo Kft.-nél gyakorolhatja attól függően, hogy az adott adatkezelésben ki jár el adatkezelőként.

15. Jogorvoslat

Az érintett panasszal fordulhat:

Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság
Weboldal: naih.hu
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat@naih.hu

Az érintett bírósághoz is fordulhat, ha megítélése szerint személyes adatainak kezelése jogsértő.